Informação sobre Proteção de Dados Pessoais

A presente Informação sobre Proteção de Dados Pessoais, doravante “Documento”, aplica-se à recolha e tratamento dos dados pessoais no contexto da utilização da Aplicação “InOffice” (abreviadamente “Aplicação”), a qual se destina a proporcionar uma experiência digital integrada nos edifícios e espaços de trabalho do Grupo Fidelidade abrangidos pela Aplicação.

No caso dos Colaboradores do Grupo Fidelidade, o presente Documento deve ser lido em complemento com a Política de Privacidade e Proteção de Dados dos Colaboradores, disponível aqui.

1. Autenticação única (SSO) e integração de aplicações

A InOffice é uma aplicação disponibilizada pelo Grupo Fidelidade aos seus colaboradores e demais utilizadores autorizados, destinada a proporcionar uma experiência digital integrada na utilização dos edifícios, espaços de trabalho e serviços corporativos abrangidos pela mesma.

O acesso à Aplicação é efetuado através do sistema corporativo de autenticação única (Single Sign-On ou SSO), mediante utilização das credenciais atribuídas ao Utilizador no âmbito da sua relação com uma empresa do Grupo Fidelidade. Este mecanismo assegura uma autenticação centralizada e segura, permitindo igualmente o acesso automático a determinadas funcionalidades e plataformas integradas na Aplicação, sem necessidade de efetuar novos inícios de sessão.

Para disponibilização das respetivas funcionalidades, a InOffice poderá integrar-se com aplicações, plataformas e serviços internos do Grupo Fidelidade ou disponibilizados por prestadores tecnológicos por este contratados, designadamente para efeitos de gestão de espaços e postos de trabalho, reservas de salas de reunião, gestão de cacifos, gestão de infraestruturas e manutenção, controlo de acessos e demais serviços relacionados com a utilização dos edifícios e instalações corporativas.

No que respeita às funcionalidades disponibilizadas através da plataforma “GoBright”, os Utilizadores poderão consultar informação adicional sobre o tratamento dos seus dados pessoais disponível aqui.

2. Responsável pelo Tratamento

O Responsável pelo Tratamento dos Dados pessoais dos Utilizadores da Aplicação é a empresa do Grupo Fidelidade que autoriza o respetivo acesso à Aplicação no âmbito da relação existente com cada Utilizador.

Para efeitos da disponibilização, gestão e operação técnica da Aplicação, a Fidelidade – Companhia de Seguros, S.A., pessoa coletiva n.º 500918880, matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa sob o mesmo número, com sede no Largo do Calhariz, n.º 30, em Lisboa, e com o capital social de 509.263.524,00 EUR, doravante “Fidelidade”, contratou a entidade fornecedora da plataforma, a qual atua na qualidade de Subcontratante, tratando os dados pessoais por conta e em nome dos respetivos Responsáveis pelo Tratamento.

O Subcontratante apenas trata os dados pessoais de acordo com as instruções documentadas dos respetivos Responsáveis pelo Tratamento, na medida do necessário para assegurar a disponibilização, funcionamento, manutenção e suporte da Aplicação, e exclusivamente para as finalidades por estes determinadas, nos termos da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

3. Encarregado de proteção de dados

O Encarregado de Proteção de Dados Pessoais pode ser contactado, por escrito, para os seguintes endereços:

Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais - Largo do Calhariz, n.º 30, 1249-001 Lisboa
epdp@fidelidade.pt

4. Finalidades e fundamento do tratamento dos dados pessoais e critérios para fixação dos prazos de conservação respetivos

Os Dados Pessoais são tratados para as finalidades abaixo indicadas, com base nos fundamentos de licitude, sendo conservados pelo período estritamente necessário à prossecução dessas finalidades, de acordo com os critérios definidos:

Finalidade	Fundamento de Licitude	Prazo de Conservação
Acesso e utilização da Aplicação, incluindo a autenticação através da funcionalidade de controle de acesso único (Single-Sign-On-SSO), a gestão de credenciais de acesso, a realização de consultas, operações e demais funcionalidades disponibilizadas na Aplicação em cada momento.	Diligências pré-contratuais e contratuais; Interesse legítimo do Responsável pelo Tratamento na gestão e controlo de identidades e acessos aos sistemas de informação.	Até ao decurso do prazo de prescrição ou caducidade para o exercício de direitos.
Autenticação dos utilizadores, rastreabilidade da identidade, registo de atividades (logs) e auditoria internas.	Interesse legítimo do Responsável pelo Tratamento em garantir a segurança informática das operações efetuadas através da Aplicação.	Até ao decurso do prazo de prescrição ou caducidade para o exercício de direitos.
Cumprimento de obrigações legais e regulamentares, incluindo perante autoridades (designadamente supervisoras, regulatórias e fiscais), controlo de gestão e ações de prevenção e combate à fraude.	Cumprimento de obrigações jurídicas. Interesse legítimo de controlo e gestão da atividade do Responsável pelo Tratamento, incluindo prevenção de perdas por fraude. Declaração, exercício ou defesa de direitos em processo judicial.	Prazo legal aplicável em cada momento para cada obrigação legal a cumprir. Até ao decurso do prazo de prescrição ou caducidade para o exercício de direitos.
Desenvolvimento, teste, monitorização e melhoria contínua da Aplicação, incluindo a otimização de funcionalidades, correção de problemas, aumento de desempenho e adaptação da plataforma às necessidades dos utilizadores.	Interesse legítimo do Responsável pelo Tratamento no desenvolvimento e melhoria contínua da sua atividade e dos serviços prestados.	Os dados pessoais serão conservados apenas pelo período necessário para suportar atividades de desenvolvimento, teste e melhoria, não excedendo 1 (um) ano, após o qual serão eliminados ou anonimizados de forma irreversível.

5. Categorias de dados pessoais tratados

Dados de identificação e contacto;
Dados profissionais;
Dados de autenticação e acesso à Aplicação;
Dados de utilização / digitais da Aplicação; e
Dados de comunicações.

6. Comunicação de dados

Os Dados Pessoais poderão ser tratados por outras entidades às quais o Responsável pelo Tratamento tenha subcontratado operações de tratamento, os quais atuarão exclusivamente por sua conta e de acordo com as respetivas instruções documentadas, nos termos da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

Os Dados Pessoais dos Utilizadores poderão igualmente ser comunicados a fornecedores de soluções tecnológicas integradas na InOffice, sempre que tal se revele necessário para disponibilização de funcionalidades específicas da Aplicação, nomeadamente relacionadas com a gestão de espaços e postos de trabalho, reservas de salas de reunião e outros serviços corporativos disponibilizados ao Utilizador.

Para efeitos das finalidades descritas no presente Documento e em cumprimento de obrigações legais, os Dados Pessoais poderão ainda ser transmitidos a autoridades judiciais, administrativas, de supervisão ou regulatórias, bem como a estruturas representativas dos trabalhadores ou sindicatos em que o Utilizador, enquanto trabalhador, esteja filiado, e ainda, a contrapartes contratuais, auditores, consultores, advogados e outros prestadores de serviços especializados, na medida do estritamente necessário para a prestação do respetivo apoio ou assessoria.

Os Dados Pessoais poderão ainda ser comunicados a outras empresas do Grupo do Responsável pelo Tratamento, no âmbito da prestação de atividades ou serviços partilhados intra-Grupo e para fins administrativos internos, bem como no contexto da prestação de serviços de gestão por empresas do Grupo que impliquem o tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento, o qual mantém, em qualquer caso, essa qualidade.

7. Direitos do titular dos dados

O Titular dos Dados tem direito a solicitar à Fidelidade, mediante pedido escrito dirigido ao Encarregado de Proteção de Dados Pessoais:

O acesso, nos termos e condições legalmente previstos, aos Dados Pessoais que lhe digam respeito e que sejam objeto de tratamento;
A correção ou atualização de Dados Pessoais inexatos ou desatualizados;
O tratamento de Dados Pessoais em falta quando aqueles se mostrem incompletos;
O apagamento, nos casos especificamente previstos na lei, de Dados Pessoais que lhe digam respeito;
A limitação, verificadas as condições previstas na lei, do tratamento de Dados Pessoais.

Mediante pedido escrito, dirigido ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais, o titular dos Dados Pessoais tem, ainda, direito a:

Retirar o consentimento prestado, quando o tratamento de dados se fundar, apenas, em consentimento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado até essa data;
Opor-se ao tratamento dos Dados Pessoais por motivos relacionados com a sua situação particular, quando o tratamento se fundar em interesse legítimo do Responsável pelo Tratamento.

Nos termos legalmente previstos, o Titular dos Dados tem igualmente direito à portabilidade dos dados, podendo solicitar ao Responsável pelo Tratamento que lhe sejam fornecidos, em formato digital, de uso corrente e de leitura automática, os Dados Pessoais que lhe digam respeito e que tenham sido por si fornecidos, sempre que o tratamento se baseie:

em consentimento prestado pelo titular dos dados ou,
na execução de um contrato;
podendo ainda solicitar, por escrito, a transmissão desses dados diretamente para outro responsável pelo tratamento, sempre que tal se mostre tecnicamente possível.

O Titular dos Dados pode, igualmente, solicitar, ao Encarregado de Proteção de Dados, informação adicional relativa ao tratamento dos Dados Pessoais, designadamente quanto ás finalidades, fundamentos de licitude e prazos de conservação, bem como apresentar reclamação sobre o modo como os seus dados são tratados, sem prejuízo de o poder fazer, também, junto da autoridade de controlo competente. Para exercer os seus direitos relativos aos seus Dados Pessoais, aceda aqui.

8. Cookies e Tecnologias Semelhantes

A Aplicação utiliza apenas cookies e tecnologias semelhantes estritamente necessárias para assegurar o correto funcionamento da Aplicação, a autenticação dos Utilizadores, a segurança da plataforma e a disponibilização das respetivas funcionalidades, incluindo funcionalidades suportadas por sistemas e aplicações integrados.

Nos termos da legislação aplicável, a utilização destas tecnologias não requer o consentimento prévio do Utilizador por serem indispensáveis à prestação do serviço solicitado.

9. Alterações

O presente Documento poderá ser alterado periodicamente, sem necessidade de consentimento prévio e expresso do Titular dos Dados.

Quaisquer alterações de carácter significativo serão devidamente divulgadas, com o grau de publicidade correspondente à sua relevância, designadamente mediante destaque na publicação online, ou, quanto tal se justifique, através de comunicação individualizada aos Titulares dos Dados.